Member Pro

Member Pro - popis systému

Obecná specifikace systému

Program je vytvořen pro grafickou platformu OS Windows. Datovou základnu tvoří SQL databáze a přímé připojení k jejím zdrojům bez nutnosti instalace dalších spojovacích můstků (BDE,ODBC...). Přímé propojení na několik různých druhů čteček kódu (bezkontaktní karty, čárový kód, magnetické karty), přímá komunikace s těmito zařízeními umožňuje jejich plné využití. Maximální bezpečnost dat, víceúrovňové uživatelské vstupy, bez znalosti hesla na databázi - nelze "ukrást" data. Plně automatická aktualizace software z internetu.

Co systém Member Pro nabízí

Vedení a správu sportovních zařízení, studií a klubů, umožňujících jak jednorázový vstup, tak i permanentky, kredity, ale i klubové členství. Ve zkratce, systém umožňuje rezervace, přímý vstup, správu klientů, vedení skladového hospodářství, prodej zboží, restaurační prodej (touch screen), on-line rezervace, atd., dá se říci, že zvládne skoro cokoli, co vás napadne. Od slev poskytnutých na jednotlivé aktivity, zboží či službu, až po řadu sestav a statistik s maximální vypovídající schopností. Pár "kliknutí" a ihned máte k dispozici sestavu či statistiku a vidíte jak se "vede" vašemu sportovnímu zařízení.

Podrobnější informace o funkcích systému Member Pro:

Řídící systémy ve fitness a wellness centrech již dávno nejsou jen prodej služby a správné vytištění účtenky.  Dnes jsou tyto systémy vytvářeny tak, aby byly výkonným pomocníkem při řízení a správě těchto center. Základní a prvořadou funkcí jakéhokoliv systému je vždy zjednodušení a zrychlení Vaší práce. Stěžejním bodem je individuální přístup ke klientovi a plnění jeho potřeb.

CO UMÍ?

Systém musí umět vše co potřebujete! Je velmi důležité, aby systém dokázal flexibilně reagovat na aktuální požadavky a dokázal tyto požadavky promítnout do všech ostatních činností. Žádné centrum není zcela stejné a představa, že po zakoupení systému máte vše co budete potřebovat, je mylná. Je naprosto logické, že Vaše požadavky na systém budou vznikat postupně ať už z důvodu rozvoje Vašeho centra, změn legislativy či snahy nabídnou klientům více než konkurence. Proto je velmi důležité, aby Váš systém byl otevřený změnám a dodavatel tohoto systému Vám zaručoval jeho další rozvoj.  I přesto, lze specifikovat základní okruhy činností, které by systémy měli umět obsluhovat a rozvíjet.

SPRÁVA ZÁJEMCŮ O VAŠE SLUŽBY

Databáze zájemců o Vaše služby by měla umožňovat evidovat jednotlivé potenciální klienty s jasným plánem a výsledky jednotlivých kontaktů s tímto potencionálním klientem. Dále umožňuje, ve spojení s dotazníkem zájemce, vyhodnocovat úspěšnost jednotlivých reklamních akcí, věkovou skladbu zájemců a mnoho dalších statistik na základě údajů v dotazníku.

SPRÁVA KLIENTŮ

Tato část systému by Vám měla umožnit kompletní individuální přístup ke klientovi a měla by být základním kamenem celého systému. Měla by umožňovat individuální nastavení cen nebo slev na jednotlivé aktivity, nastavení cen na zboží či skupiny zboží. Jasný přehled o návštěvách, využívaných aktivitách a zakoupeném zboží. Detailní přehled o všech obdržených platbách od klienta.

Dále by měl systém umožňovat hromadné zpracování klientů či jednotlivých skupin (dle typu permanentky, dle typu členství, dle věku, dle bydliště …)  a rozesílání hromadné korespondence ať už E-mailů nebo SMS, popřípadě tištěné korespondence.

Další z velmi důležitých funkcí je generování záznamů do diářů jednotlivých prodejců a instruktorů o nutnosti kontaktu s tímto klientem ať už z důvodu jeho méně častých návštěv nebo proto že má klient narozeniny a nebo jen proto, protože chceme aby byl klient každé 3 měsíce kontaktován.otože chceme aby byl klient každé 3 měsíce kontaktován.

Provázaní jednotlivých klientů mezi sebou (rodina, firemní klientela ..) by mělo být samozřejmostí. Podrobné informace o složeném kreditu a jeho čerpání patří dnes již k základním funkcím.

SPRÁVA AKTIVIT

Všechny aktivity, které Vaše centrum nabízí, by měly umožňovat ať už nastavení otvírací doby, základních cen, za jakých podmínek je možno rezervovat, do kdy je možno rezervace rušit či omlouvat a za jakých podmínek (pokuty…). Zda-li je aktivitu umožněno rezervovat přes internet. Jaká je kapacita. Zda je aktivita řízena přímo systémem – rozžínaní kurtů, spouštění solárií, spuštění klimatizace v sále atd.

Ceník aktivit by měl ctít Vaše požadavky a být nastavitelný v co nejjemnějším možném členění – dny v týdnu, svátky, dopoledne,odpoledne, v noci atd. Zda-li je aktivita účtována za vstup, či dle délky návštěvy dané aktivity (fitness …) Aktivity by měly být rozlišeny různými typy. Jiné nastavení vyžadují lekce spinningu a jiné ceník solária.

U lekcí by mělo být samozřejmostí nastavení instruktora a jeho odměn pro další vyhodnocení a výstupy. U osobních tréninků je nutno dbát na správné přiřazení trenérů ze stejného důvodu.

SKLAD A PRODEJ ZBOŽÍ

Každé centrum provádí , byť v třeba v nepatrném měřítku, prodej zboží. Proto je nutné, aby systém uměl vést skladové hospodářství dle platné legislativy. Výhodou je pokud systém umí vést komisní sklady a zvládá receptury – složené karty (káva, míchané nápoje apod..). Samozřejmostí je napojení prodeje na klienta a stanovení cen dle jeho profilu.

RESTAURACE

V případě, že centrum provozuje restauraci, popřípadě více restaurací, je nutné aby součástí systému bylo kompletní zvládnutí tohoto provozu. Je velmi nepraktické v tomto případě spoléhat na jiný gastro-systém. Bylo by nutné velmi složitě řešit propojení obou systémů právě z důvodu individuálního přístupu ke klientovi – slevy, platby z kreditu. Provoz restaurace je z hlediska systému velmi specifická oblast a je nutné aby speciálně v této oblasti systém splňoval všechny Vaše požadavky.

PRODEJ SLUŽEB

Je v podstatě jedno zda zařízení pracuje s jednorázovým vstupným, permanentkami, předplacenými kartami, platbami za jednotlivé aktivity či se stále populárnějším klubovým členstvím. Správně zvolený systém by měl zvládnout jakýkoliv způsob prodeje a jeho kombinace právě s ohledem na potřeby klienta a managementu.pulárnějším klubovým členstvím. Správně zvolený systém by měl zvládnout jakýkoliv způsob prodeje a jeho kombinace právě s ohledem na potřeby klienta a managementu. Samozřejmostí je možnost načítání plateb z elektronických výpisů z banky. Dále pak  možnost evidence plateb dle různých způsobů úhrady. Platby v hotovosti popřípadě kartou jsou nasnadě, ale je třeba evidovat i platby jiného typu. Například barter, reklamní činnost, vydané dárkové poukazy, stravenky, fitness pasy, faktury  a podobně. Nedílnou součástí prodeje a klientů je možnost složení kreditu a jeho čerpání. Tyto pohyby musí být naprosto transparentní a dostupné ke kontrole klientovi. Nejlépe formou klientského systému na internetu.

Na druh prodané služby by měl být navázán základní profil pro klienta , který  po prodeji rozšíří jeho kartu a je možno s ním dále pracovat. (permanentka na 10 Samostatným celkem by mělo být řešení klubového členství, kdy je nutné hlídat a sledovat mnohem více údajů než je třeba u permanentek. Ať už se jedná a sledování plateb za členství, zápisného které je většinou individuálně nastavitelné u každého klienta, platnosti smluv, přerušení členství, odměny prodejců atd.

RECEPCE

Práce recepce patří k těm nejdůležitějším činnostem a systém by měl recepčním poskytovat maximální komfort k rychlé a bezchybné práci. Po identifikaci klienta by měl systém zobrazit maximum důležitých informací o klientovi včetně fotografie, zůstatků jeho permanentek a kreditu, varovat recepční v případě výskytu nějakého problému (zpoždění s platbou, nedoplněny některé údaje na kartě apod.), předat vzkazy pro klienta, informovat například o narozeninách, a další informace které uznáte za vhodné. Systém by měl recepčním poskytovat jasný přehled o přítomných klientech v zařízení a umožnit jim jednoduchou a rychlou práci s těmito klienty (prodej, poskytnutí informací, zapsání rezervací atd.).

Práci recepčních lze zjednodušovat například klientskými obrazovkami, kde si klient sám na dotykovém displeji provede rezervace na požadované aktivity, popřípadě získá informace ze svého profilu. Nedílnou součástí práce recepčních je příjem jednotlivých plateb. Proto by měl systém umožňovat transparentní kontrolu nad přijatými finančními prostředky a v rámci nastavených pravidel umožňovat opravy eventuálních chyb samotnou recepční, bez nutnosti zásahu nadřízeného. V případě plateb z kreditu je nutné, aby systém dokázal vždy vytisknout pro klienta informační doklad a právě provedeném pohybu na jeho účtu.

REZERVACE

Přehledný a dokonalý systém rezervací je základem spokojenosti klienta, tak jako úsměv recepční při jeho příchodu. Není horších situací než setkání dvou klientů na kurtu s přesvědčením, že oba dva mají platnou rezervaci. Vyhnout se tomuto problému a zároveň efektivně naplnit kapacitu Vašeho zařízení Vám právě umožní dobře fungující systém rezervací. Jak jsem se již zmiňoval u správy aktivit, každý typ aktivity vyžaduje jiný přístup.

Jiný bude způsob rezervace na lekci aerobiku a jiný třeba na golfový trenažér či bowling. Přesto některé společné znaky najdeme. V momentě rezervace by měl být systém schopen sdělit několik základních údajů: kdy, kde,co a komu je rezervováno, cenu rezervované aktivity,zůstatek permanentky dané aktivity, zůstatek kreditu, informaci o poskytnuté slevě. Každou rezervaci by mělo jít „předplatit“. Musí být zajištěno na úrovni systému, nikoliv na úrovni obsluhy, že nikdy nedojde k rezervování stejného termínu dvou klientů. V případě obsazeného termínu je vhodné aby systém nabídl alternativu, pokud je to možné (jiný volný kurt, druhé solárium, jiného trenéra a podobně).

Nedílnou součástí systému rezervací je vizuální zobrazení obsazenosti dané aktivity. Optimální se jeví spojení zobrazení a vlastního provedení rezervací kdy výběrem volného místa je zároveň započato provádění rezervace.Pro usnadnění práce by měl systém umožňovat provádění dlouhodobých opakovaných rezervací s různými periodami opakování (týdně, měsíčně, každý pracovní den apod.).

INTERNET

V dnešní době by byl hřích toto medium nevyužívat k vlastnímu prospěchu. Moderní systémy umožňují přístup managementu do celého systému a provádět jakékoliv akce odkudkoliv na světě jen díky internetovému spojení. Ale to je jen malá část využití internetu. Daleko větší podíl má využití pro klienty, kteří jsou díky internetu schopni nejenom provádět a rušit rezervace na jednotlivé aktivity pohodlně z domova, ale i sledovat stav svého kreditního účtu, zůstatku na permanentkách, provádět platby atd. a to vše on-line v reálném čase. Ve specifických případech je možno díky internetu a automatizovaným systémům plně nahradit práci recepčních.

BEZPEČNOST

Slovo dnes snad skloňované ve všech pádech, se momentem využívání služeb jakéhokoliv systému stává i pro Vás velmi důležité. Ve Vaší databázi jsou uloženy velmi cenné údaje o jednotlivých klientech a bylo by velmi nemilé, kdyby se dostali do nepovolaných rukou, kdyby jste o ně rannou osudu přišly (počítače jsou jen technika, která se může polámat) nebo kdyby Vám v nich někdo nepovolaný prováděl nežádoucí změny. Zajistbezpečnost nelze. Lze rizika stlačit na únosnou míru. Je na dodavateli systému, aby Vám navrhl taková bezpečnostní opatření, která pro Vás budou dostatečná. Jen pro orientaci uvádím základní body, které by měly být splněny:

1. Data MUSÍ být zálohována tak, aby zničením jednoho zařízení nebyly zálohy dotčeny. Media se zálohou musí být umístěna tak, aby je nebylo možno běžným způsobem zcizit či zkopírovat.
2. Vlastní databáze musí být na serveru umístěna tak, aby ani běžný oprávněný uživatel celého řídícího systému neměl k tomuto zdroji dat přístup.
3. Veškeré exporty dat ze systému a to včetně tiskových výstupů musí být povoleny jen důvěryhodným osobám.
4. Používaná hesla a přístupové kódy by měly být obměňovány alespoň 1x za 3 měsíce.
5. Klientský přístup přes internet musí být zabezpečen tak, aby zneužití hesla klienta nevedlo k přístupu do celé databáze.

Dodržením alespoň těchto základních pravidel eliminujete ztrátu nebo zcizení dat na míru, která je únosná pro běžný provoz systému. Rozhodně tuto oblast práce se systémem nepodceňujte.

STATISTIKY A VÝSTUPY

Systém bez analýzy získaných dat by nebyl ničím jiným než trošku lepší kalkulačkou. Systém Vám musí poskytnout možnost získaná data zpracovat v libovolných  vztazích a výběrech. Samozřejmostí jsou analýzy vytíženosti jednotlivých aktivit, šaten, návštěvnosti celého zařízení, průměr návštěv na jednoho klienta a podobně. Dalším typem jsou výstupy ekonomických rozborů a toků financí. V neposlední řadě jsou to podklady pro odměňování instruktorů a trenérů. Dále jsou to analýzy úspěšnosti reklamních akcí, prodejnosti jednotlivých typů zboží . Jedná se ale i o složitější rozbory jako je například vyjádření poměru utracených financí v závislosti na věku klienta popřípadě na dni v týdnu. Většina systémů nabízí velké množství rozborů v základu systému a  umožňuje jejich uživatelskou definici. U těch jednoduchých je samozřejmě možné provést nastavení vlastními silami. Ale složitější rozbory již vyžadují většinou alespoň elementární znalost počítačových systémů a struktur konkrétních dat. V této chvíli by měla zafungovat spolupráce s dodavatelem systému, který Vám požadovaný rozbor připraví.

ZÁVĚREM

Na závěr bych rád zmínil jednu skutečnost. Žádný systém nebude nikdy myslet za Vás, bude pouze vykonávat a řešit situace na základě pevně stanovených podmínek. Čím pevněji a zřetelněji tyto podmínky nastavíte tím spolehlivěji a výkonněji bude systém pracovat. Věnujte proto prosím základním nastavením a konfiguraci náležitou pozornost a nechte se seznámit od dodavatele se všemi možnostmi systému. Jen tak dokážete využít a rozvíjet veškerý potenciál , který Vám Váš systém nabízí.

Josef Kocian
LUXART, s.r.o.